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El poder de lo simple

Luchando contra la sobrecarga de información

Por Jack Trout

Cuenta Jack Trout en su libro "EL PODER DE LO SIMPLE" que un artículo aparecido en USA Today comentaba que no es la edad la causa principal de la pérdida de memoria. Es la sobrecarga de información. Su premisa era que nuestras mentes son como las memorias de una computadora y nuestros discos están llenos.

Esta abundancia excesiva afecta a nuestra vida personal, dice el afamado autor. Hace unos años, lo único que hacía falta recordar era el número de teléfono y la dirección. Hoy hay que agregar el número de identificación fiscal, los códigos de la alarma antirrobo, el teléfono móvil, la dirección del correo electrónico, el número de fax, los códigos de la tarjeta telefónica, los números personales de las tarjetas de crédito, etcétera. Los dígitos están desplazando a las palabras.

El truco para que la mente trabaje a máxima velocidad y eficiencia es REDUCIR LA INFORMACIÓN.

Hay incluso quienes piensan que la sobrecarga de información va a convertirse en un problema médico. Leonard Riggio, Director General de Barnes & Noble (la cadena de librerías más importante de Estados Unidos) , piensa que en el siglo 21 la gente tendrá que tomar pastillas que le ayuden a vaciar la mente. "Perder ideas y olvidar información será equivalente a perder kilos y ponerse a dieta", dice Riggio.

Nosotros tenemos algunas sugerencias para REDUCIR LA INFORMACIÓN DESDE AHORA MISMO, para que la mente pueda trabajar rápido y bien.

 
Aunque pueden parecer consejos más que simples, dan pistas para cruzar esa "niebla de sobreinformación":

 

 

 

¿Cuáles son las fuentes de información más importantes para el trabajo?

La primera cuestión es aceptar que no se puede absorber todo lo que uno cree que debe saber. Una vez que se supera este escollo mental, las cosas son más fáciles. En la medida en que se limita el contenido, se prende a saborearlo más. Hay que ser despiadado cuando se trata de reducir el "ruido". Se debe despejar el camino para las cosas importantes.

Se puede empezar dedicando un par de horas para decidir cuáles son las fuentes de información más importantes para el trabajo y para estructurar el "servicio de inteligencia" que hace falta para obtenerlas.

Hay que identificar lo que es más importante y leer eso primero, y deshacerse de todo lo que sea marginal.
Y cuando es uno mismo el que comunica, hay que ser lo más económico posible en lo que se escribe, se publica, se emite o se envía por correo electrónico.
 

 

Qué hacer con la información impresa

Cuando se lee un artículo, subrayar o destacar cualquier cosa que interese. (Si no hay nada subrayado o destacado cuando se termina de leer, hay que tirarlo).
Tener siempre a mano una carpeta de artículos o de publicidad con la referencia "Parece interesante". Es bueno para los viajes en avión.
Cuestione cada hoja de papel que guarda, tiene que haber alguna razón para guardarla. Si sobrevive al análisis, métala en un montón "pendiente", envíela a alguien o archívela.

 
Un Director de alto nivel debe exigir que todos los informes que le lleguen tengan un resumen de un párrafo o una página. Si no lo tienen, debe devolverlos.
 

Cada viernes, los que le tienen que informar deben poner en una página las cosas importantes que han pasado durante la semana, y su significado para el negocio.

 

Qué hacer con el correo electrónico

 

La mayor virtud del correo electrónico es que es barato. Pero ése es también su mayor defecto (y peligro). Se suponía que el correo electrónico iba a acercarnos a la oficina "sin papeles". En lugar de ello parece que ha sustituido a memos escritos, que al menos tienen algún trabajo de elaboración, por tonterías por vía electrónica. Cada 60 segundos hay alguien en la empresa que transmite algún resoplo mental.

Conviene reducir la carga de antemano. No es práctico incluir el e-mail en la tarjeta de visita. Hay que dárselo sólo a las personas que deben tenerlo.
Conviene acostumbrarse a abrir el correo electrónico sólo a horas determinadas, cuando empieza el trabajo o al final del día.
Las respuestas deben ser breves. Quéjese a quienes envían mensajes largos o correos de voz demasiado prolongados. Pida a los amigos que no envíen adivinanzas, chistes o chismes. .  
 


Finalmente, RECUERDE:

1. Hay una gran diferencia entre datos e información.
2. se puede crear cierta adicción a las fuentes de información favoritas.
3. Ya no hay que ser una "rata de biblioteca". Hoy se puede conseguir mucha información por vía electrónica.
4. La mayoría de los mensajes no son tan urgentes como el remitente cree.
5. Separar siempre los mensajes urgentes de los que no lo son.
6. Responder siempre de forma breve y directa. No conviene incluir más ruido que señal.
 

 

 
 

Síntesis extraída del libro de Jack Trout - "El Poder de lo Simple" . Gracias!

 

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