Cómo asegurar la continuidad del negocio

¿Está su empresa preparada para sobrellevar los efectos económicos de un gran desastre?

Por Carlos Eduardo Vanegas Lotero

Cómo proteger a la empresa en caso de desastre

 

¿Está su empresa preparada para sobrellevar los efectos económicos de un gran desastre? ¿Están protegidos debidamente los bienes valiosos de su empresa (tanto física como financieramente)? ¿Conocen sus empleados el plan de preparación ante emergencias de su empresa?

El tema de la responsabilidad civil en la administración de emergencias es un tema que cada día preocupa más a los directivos de las organizaciones, especialmente si se tiene en cuenta que protegerse contra una eventualidad, es casi tan imposible como preverla. Para muchos directivos, formular un plan de emergencias es la solución y “descargan” la responsabilidad en su área de recursos humanos, salud ocupacional o de seguridad física.

La cuestión no se resuelve con tener un plan de emergencias, ni siquiera saber operarlo, es si la organización ha realizado un análisis serio y consciente de los riesgos a los que se está expuesto y si esa planificación comprende el amplio universo de los que no solo son probables, sino a los que son posibles que se manifiesten en nuestro escenario.

Planificar la continuidad de negocio suele ser un proceso difícil e intimidante. Tan sólo el hecho de no saber por dónde comenzar ya es un problema. Por esta razón en ZONA SEGURA hemos tomado el tema para ofrecerles elementos para fijar las prioridades y establecer los diversos pasos necesarios para formular un plan de continuidad de negocio cuyo objetivo es ayudar a reducir la amenaza de pérdidas potenciales y preparar de mejor modo su empresa para sobrevivir en caso de una gran emergencia o un desastre.

"Los desastres son parte de la vida. La capacidad de las empresas de planificar y mantener sus operaciones es clave para ayudar a que una comunidad impactada por una emergencia o un desastre pueda restablecerse y preservar su viabilidad económica".

 

La responsabilidad del gerente de seguridad

 

Todo empieza con la responsabilidad del gerente. En lo referente a la seguridad de una empresa, todo comienza con el conocimiento de los riesgos a los que esta asociado su negocio. Una organización no debe basar su gestión de riesgos únicamente en esquemas tradicionales (vigilancia humana y electrónica), esto de por si es un error si tenemos en cuenta que el tema de la seguridad compromete al crecimiento, estabilidad y permanencia de una empresa en el mercado.

Incluso para los planificadores de seguridad mas experimentados, los tiempos han cambiado y ahora es posible acceder a herramientas de análisis y gestión de riesgos mas ajustadas y mejor dirigidas para mitigar las pérdidas. Los desastres naturales, el terrorismo, las condiciones meteorológicas extremas, la intoxicación tecnológica, y de otros tipos, pueden amenazar la supervivencia de cualquier empresa... de forma completamente imprevista o con un tiempo de advertencia muy breve. Lo bueno es que ahora puede adoptar varias medidas para proteger su empresa, y aumentar considerablemente las posibilidades de supervivencia de la misma en caso de un desastre significativo.
 

 

Las tareas para proteger a la empresa

 

Herramientas como las diseñadas por las autoridades del Estado de Florida, en los Estados Unidos, denominadas “Starting point” (puntos de partida) le proporcionan a una organización una lista de las tareas específicas que debe realizar, y con cuánta prontitud debe realizarlas, a fin de proteger de mejor forma su empresa.

Con tan sólo responder algunas preguntas en un cuestionario para el perfil de riesgo, la aplicación genera un informe personalizado detallando las tareas importantes, o Puntos de Partida, específicamente identificados para el tipo de empresa, los cuales le permiten proteger la empresa y mitigar las pérdidas en caso de un desastre natural o cualquier otro tipo de catástrofe. ¡Y sólo tarda unos cuantos minutos!

Armar hipótesis, suponer desastres y escenarios no es simple fantasía. En seguridad sabemos que la realidad en muchas ocasiones supera la fantasía y por eso está no puede ser desechada como herramienta para la planificación.

Hágase estas preguntas:
- ¿Qué tan buena es la preparación anticipada de mi empresa en caso de un desastre?
- ¿Estoy preparado para enfrentar desastres naturales, accidentes o ataques terroristas?
- ¿Cuál es mi exposición potencial y el posible costo de NO contar con un plan?

La gran parte de los propietarios de empresas no se han percatado de que la planificación no sólo brinda las mejores capacidades para restablecer sus negocios, sino también para sobrevivir a los desastres. También es importante revisar y actualizar periódicamente su plan.

¿Por qué la planificación para la continuidad es importante para los negocios?

 

La planificación de continuidad comercial es esencial y beneficiosa para todos debido a que es la mejor forma de disminuir los daños y pérdidas de la propiedad de su empresa, porque proporciona un plan para promover la seguridad de los empleados, con lo cual se puede preparar a su empresa antes de que ocurra un desastre y tendrá menos posibilidades de reaccionar indebidamente o desperdiciar recursos en caso de un desastre.

Si bien no es posible planificar la respuesta a todos los eventos concebibles, puede implementar ciertas estrategias de mitigación básicas y algunos preparativos por adelantado que proporcionen los mecanismos más útiles y adecuados para responder con claridad y fundamento ante un desastre.

 

Responsabilidades en caso de emergencias y desastres

 

Tanto los jueces, como los magistrados han dado claras muestras que las organizaciones son responsables de más situaciones de las que normalmente contemplan en su análisis de riesgos. Casos como el de trabajadores en misión o empleados temporales que resultan lesionados por el incumplimiento de las disposiciones de seguridad industrial, empleados que omiten las normas de tránsito en vehículos de la empresa, visitantes que resultan heridos en evacuaciones, pasajeros que pierden la vida en un accidente, proveedores que no poseen su debida cotización de riesgos profesionales y demás situaciones pueden causar más daño a una organización que un ladrón de portátiles.

La planificación para la continuidad implica reducir las áreas de riesgo donde su empresa presenta vulnerabilidades, al identificar estos factores y adoptar medidas para reducir tales vulnerabilidades. Ello contempla identificar los factores de riesgo más probables en su empresa y entender estos puntos de falla potenciales en un determinado entorno o ubicación empresarial, sistema o evento que podría afectar a las operaciones de la empresa, sus empleados o su rentabilidad (por ej. energía, agua, teléfono, etc.).

Algunas acciones tendientes a mantener niveles aceptables de riesgo operativo son las siguientes:

- Efectuar una planificación de manera que su empresa pueda responder ante una emergencia de manera organizada y previamente ensayada.

- Cerciorarse de que su empresa, o al menos sus funciones fundamentales, pueda continuar operando independientemente del evento.

- Identificar las personas, lugares, elementos, comunicaciones, autoridades y planes de acción necesarios cuando se produce un desastre.

- Reconocer que una planificación adelantada no siempre es propia para un determinado evento, pero que prepararse le permitirá responder y adaptarse de manera más eficiente y rápida a las circunstancias específicas de una situación dada.

 

 

 

Fases en el proceso de continuidad de negocios

El proceso de la planificación de la continuidad comercial se organiza en 4 fases: Preparativos, Mitigación, Respuesta y Recuperación

Durante la fase de PREPARATIVOS deberá adoptar medidas de preparación anticipadamente.

¿Para cuáles tipos de eventos debe prepararse?
Existen tres categorías generales de eventos: naturales, tecnológicos y otros tipos de eventos. Si bien es imposible prepararse para todos los tipos de eventos, el tener conocimiento de qué tipos de desastres podrían afectar a su área o empresa es una de las mejores formas de comenzar a proteger sus negocios.

La MITIGACIÓN es el uso de procesos y/o acciones ya sea para disminuir o aliviar el efecto de una amenaza en una emergencia. Al mitigar pérdidas, podrá evaluar anticipadamente los riesgos y vulnerabilidades potenciales para así preparar planes de contingencia y estrategias para reducir los riesgos previstos. Las tareas de mitigación pueden adoptar diversas formas, tales como mejorar las edificaciones para cumplir con normas más aptas de construcción o instalar sistemas de advertencia oportuna. Si bien se puede poner en práctica durante cualquier fase de un desastre, normalmente es mejor mitigar las pérdidas antes de que ocurra un desastre.

En la fase de RESPUESTA se refiere a las acciones que se adoptan en caso de un desastre inminente. Esta fase está conformada por tres subfases:
- El período de preparación pronunciada,
- el período de traslado / resguardo y
- el período de operaciones de emergencia.

Finalmente en la fase de RECUPERACIÓN se incluyen todas las actividades relacionadas con el restablecimiento de todos los aspectos de una organización impactada por un desastre.

Así como la herramienta “starting point” es el primer paso para ayudar a la comunidad comercial de Florida a familiarizarse con su planificación de continuidad comercial o actualizar sus planes existentes. Recomendamos mantener una política activa de mitigación y preparación ante emergencias para su empresa, que contemple revisiones anuales y actualizaciones del plan. Una auditoria externa de sus riesgos y la forma en como poder diseñar ese plan de continuidad son actividades que son alcanzables para su organización.

Si bien no existe una empresa que pueda protegerse por completo, entender la planificación de continuidad y tener clara la necesidad de que cada empresa debe contar con un plan - y no sólo su propia empresa, sino que también sus proveedores, distribuidores y vecinos - permitirá que su organización este mejor preparada para restablecerse y continuar sustentando las necesidades económicas tanto de su personal, como de sus compañeros y socios.

 

Carlos Eduardo Vanegas Lotero es Director de Zona Segura ( direccion@zonasegura.com.co ). Gracias!

 

 

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